L'Internal Revenue Service oblige les entreprises à soumettre ce qu'il appelle des «déclarations de renseignements» pour lutter contre l'évasion fiscale. L'un d'eux, le W-2, indique à l'IRS le revenu d'un employé. Un autre, le formulaire 1099, rapporte la rémunération reçue par un vendeur ou un fournisseur de services qui n'est pas constitué en société, comme une société S, une société à responsabilité limitée ou un propriétaire unique. Sur les 17 types de formulaires 1099, les petites entreprises - celles définies par l'IRS comme ayant 5 millions de dollars ou moins de recettes brutes - utilisent généralement la version 1099-MISC.
Arrière-plan
Les efforts visant à combler l'écart fiscal - la différence entre le revenu déclaré et le revenu réel - ont conduit à une législation en 2010 qui aurait imposé des exigences de déclaration 1099 plus strictes. Selon la sénatrice du Michigan Debbie Stabenow, les dispositions de la loi sur la protection des patients et les soins abordables et de la loi sur l'emploi des petites entreprises auraient augmenté de 2 000 % le fardeau de la paperasserie des petites entreprises. La loi complète de 2011 sur la protection des contribuables et le remboursement des paiements excédentaires de la subvention de change 1099, signée par le président Obama en avril 2012, a abrogé les modifications. En 2012, 1099 règles restent telles qu'écrites à l'origine en vertu de l'Internal Revenue Code 6041 (a).
Que signaler
Selon l'IRS, vous utilisez un formulaire 1099-MISC pour déclarer les paiements pour des services - et non des biens - liés à l'exploitation de votre entreprise ou au commerce, jamais pour des paiements personnels et uniquement aux fournisseurs non constitués en société lorsque vous les avez payés au moins 600 $ en une année donnée. Par exemple, payer 800 $ pour que la chaîne nationale American Computers, Inc. installe un logiciel sur votre système informatique ne serait pas signalé. Utiliser John Doe IT Services, un entrepreneur indépendant, pour faire le même travail pour le même prix nécessiterait un 1099-MISC. Cependant, si vous deviez acheter un nouveau serveur auprès de John Doe IT Services, vous ne soumettriez pas un 1099 parce que vous avez acheté un produit, pas un service.
Qui
Le test IRS pour déterminer si les paiements sont admissibles à la déclaration 1099-MISC comporte quatre conditions: pas un employé; paiement appliqué aux services fournis pour votre entreprise ou votre commerce; le paiement est allé à une société de personnes, à un particulier, à une société à responsabilité limitée ou à une succession, et les paiements effectués tout au long de l'année totalisaient 600 $ ou plus. Des exemples d'honoraires professionnels qui nécessitent 1099 rapports comprennent ceux payés aux architectes, ingénieurs, avocats, entrepreneurs et paysagistes. Toute indemnité versée après le décès d'un employé doit être signalée au bénéficiaire ou à la succession de l'employé à l'aide d'un 1099-MISC. Afin de compléter vos 1099, vous aurez besoin du numéro d'identification du contribuable pour chaque fournisseur non constitué en société auprès duquel vous avez acheté des services. Sinon, vous devrez retenir 28% du montant de la transaction et l'envoyer à l'IRS.
Dépôt
Les entreprises déposent la copie A du 1099-MISC à l'IRS et la copie B à l'entité ou à la personne payée. Vous avez la possibilité de déposer par courrier électronique ou d'envoyer vos 1099 à l'IRS. Cependant, ne téléchargez pas les formulaires à partir du site Web de l'IRS car ils ne peuvent pas être numérisés. Vous devez les commander en appelant le 1-800-TAX-FORM (1-800-829-3676) ou via www.irs.gov/Businesses/Online-Ordering-for-Information-Returns-and-Employer-Returns. Le dépôt de formulaires non scannables pourrait entraîner une pénalité. Pour l'année d'imposition 2012, produisez vos 1099 Copy A avant le 28 février 2013 ou, si vous effectuez un dépôt électronique, avant le 1er avril. Lorsque vous soumettez des formulaires papier, vous devez inclure le formulaire 1096, « Résumé annuel et transmission des déclarations de renseignements américaines ». Toute entreprise qui dépose 250 ou plus de 1099-MISC doit déposer un fichier électronique. Sauf si vous déclarez les paiements dans la case 8 – « paiements de remplacement au lieu de dividendes ou d'intérêts » – ou dans la case 14 – « produit brut versé à un avocat » – envoyez les copies B avant le 31 janvier 2013. Copies B qui incluent la case 8 ou 14 paiements doivent être envoyés par la poste avant le 15 février 2013.
Pénalités
De nouvelles pénalités plus élevées introduites avec la loi sur les emplois dans les petites entreprises restent en vigueur à compter du 1er janvier 2011. Une pénalité minimale de 250 $ pour 1 099 déposée avec ce que l'IRS appelle «le mépris intentionnel» pour fournir des informations précises s'applique désormais. Le dépôt tardif, mais dans les 30 jours suivant la date limite, entraîne une pénalité de premier niveau de 30 $ par 1099, avec un maximum de 75 000 $ pour les petites entreprises. Le dépôt avec plus de 30 jours de retard mais avant le 1er août entraîne une pénalité par formulaire de 60 $ jusqu'à 200 000 $ au total, tandis que le non-dépot ou le dépôt après le 1er août vous coûtera 100 $ par formulaire jusqu'à 500 000 $.
