Le traitement de la paie nécessite une manipulation minutieuse pour garantir l'exactitude des chèques de paie et la conformité fiscale. Un employeur peut utiliser un système informatisé interne dans lequel un logiciel de paie effectue les calculs, ou il peut sous-traiter la tâche à un fournisseur de services de paie pour gérer les calculs. Il peut également utiliser le système manuel, ce qui nécessite encore plus de prudence.
Identification
Le calcul manuel de la paie signifie que la paie est traitée à la main. Il ne nécessite aucun investissement dans un logiciel de paie. Un tel logiciel a des taux intégrés dans la programmation, ce qui élimine le calcul manuel des charges sociales. De plus, le logiciel calcule les salaires et stocke les données de paie des employés. Avec le calcul manuel, le représentant de la paie doit calculer manuellement tous les salaires et les retenues requises. Si la représentante ne fait pas attention, elle peut faire des erreurs.
Conditions
En règle générale, tout ce qui est nécessaire pour effectuer le traitement manuel de la paie est une calculatrice, des chèques en blanc, une machine à écrire (si les chèques de paie ne sont pas manuscrits) et des articles de papeterie. L'employé qui gère la paie doit avoir une compréhension suffisante des lois sur la paie pour effectuer les calculs avec compétence. Par exemple, il doit se tenir au courant des lois sur les salaires du Département du travail des États-Unis et des lois sur les impôts sur les salaires de l'Internal Revenue Service. S'il ne comprend pas assez bien ces lois, le résultat peut être des chèques de paie erronés et le non-respect des lois sur la paie, ce qui entraîne des frais et des pénalités.
Les types
Il existe de nombreux types de calcul manuel de la paie. Le représentant de la paie calcule manuellement le temps horaire des travailleurs, ce qui inclut le calcul des données de tenue du temps. Elle calcule manuellement les salaires, ce qui inclut la division du salaire annuel par le nombre de périodes de paie dans l'année. Elle calcule manuellement la rémunération supplémentaire, telle que la rémunération des heures supplémentaires, l'indemnité de départ et la rémunération rétroactive due aux augmentations de salaire.
Elle traite également manuellement les nouvelles embauches et les cessations d'emploi et calcule les charges sociales. Ce dernier comprend la détermination du montant de la retenue à la source pour l'impôt fédéral sur le revenu, l'impôt sur le revenu de l'État (le cas échéant), la taxe de sécurité sociale et la taxe Medicare. Elle doit calculer les retenues statutaires, telles que les saisies-saisies de salaire et les retenues de pension alimentaire pour enfants, ainsi que les retenues volontaires, telles que les prestations de retraite, médicales, d'invalidité, de vie et de soins dentaires.
Ressources fiscales
Lors du calcul manuel de l'impôt fédéral sur le revenu, le représentant de la paie doit toujours consulter la circulaire E de l'IRS (Guide fiscal de l'employeur), qui indique à un employeur comment retenir, déclarer et payer les taxes fédérales sur les salaires. Il contient les tables d'impôt fédéral nécessaires pour calculer manuellement le montant de la retenue à la source ainsi que les taux d'imposition de la sécurité sociale et de l'assurance-maladie. De plus, il doit utiliser le formulaire W-4 de l’employé pour calculer l’impôt fédéral sur le revenu.
Avertissement
Un employeur ne devrait effectuer le calcul manuel de la paie que si la masse salariale est petite, par exemple moins de 10 travailleurs, en raison de la propension à des erreurs dans le processus.
