Le rapprochement régulier des comptes du grand livre est impératif pour maintenir des registres commerciaux précis et important pour le contrôle interne de l’entreprise. L'objectif du rapprochement est d'identifier les comptes du grand livre général qui contiennent des erreurs importantes, d'expliquer les erreurs et d'effectuer des écritures de journal d'ajustement. La valeur monétaire des erreurs matérielles d’une entreprise dépend des revenus de l’entreprise et des niveaux de transaction normaux. Une entreprise peut rapprocher certains comptes du grand livre en fonction du niveau de risque perçu que le compte puisse contenir une erreur. Ce niveau de risque est lié au nombre de transactions qui se produisent dans le compte ainsi qu'à la complexité des transactions.
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Vérifiez les écritures de journal d'ajustement effectuées depuis le rapprochement précédent Vérifiez l'exactitude du montant en dollars de l'écriture et des comptes concernés. Passez en revue la documentation à l'appui de la saisie, comme une facture révisée pour les services rendus ou un acte de vente pour l'achat d'un véhicule.
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Préparez une liste des transactions inhabituelles et des transactions qui n'ont pas de pièces justificatives pour les comptes du grand livre en cours de rapprochement. Gardez à l'esprit qu'une transaction inhabituelle peut avoir des pièces justificatives, mais être toujours considérée comme étrange pour l'entreprise. Par exemple, si une boulangerie a acheté un ordinateur et que la facture est jointe à l'écriture de journal mais que la boulangerie n'a pas d'ordinateur dans le magasin, la question peut être posée de savoir où se trouve l'ordinateur. Le propriétaire peut avoir l'ordinateur à la maison, toujours dans la boîte, en attendant qu'un technicien le configure pour faciliter le suivi des commandes. D'un autre côté, le propriétaire de la boulangerie peut avoir apporté l'ordinateur à la maison pour que son fils l'utilise à l'université et utilisé des fonds commerciaux pour payer l'ordinateur.
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Examinez le grand livre général pour les erreurs de publication. Tout le monde fait des erreurs; il est possible qu'un employé ait posté une transaction valide sur le mauvais compte. Les erreurs de publication peuvent être minimes dans l’ensemble de la situation financière d’une entreprise, mais il est toujours judicieux de présenter les finances aussi précisément que possible. Un rapprochement du grand livre réalisé régulièrement permet de corriger les erreurs avant que les erreurs ne deviennent plus difficiles à isoler.
