La puissance de la méthode de comptabilité en partie double est centrée sur sa nature d'autocontrôle, ce qui permet de s'assurer que les dossiers financiers d'une entreprise sont complets et exacts. La balance de vérification est un rapport comptable qui a moins d'importance maintenant que le logiciel de comptabilité informatisé internalise la procédure de double entrée, nécessitant un seul enregistrement d'une transaction, et donc éliminant les erreurs de transcription entre les écritures débit et crédit d'une même opération.
La balance de vérification a toujours sa place, cependant, lorsqu'un comptable ou un comptable veut montrer l'état d'un général avant d'effectuer des corrections d'erreurs, appelées ajustements, nécessaires lorsqu'une balance de vérification ne s'équilibre pas. Que vous utilisiez des systèmes comptables manuels ou informatisés, la balance de vérification non ajustée sert de puissant document interne pour maintenir l'exactitude des comptes d'une entreprise.
Structurer un rapport de balance de vérification non ajusté
Dans sa forme la plus simple, le rapport de balance de vérification se compose essentiellement de trois colonnes: le nom du compte et les montants de débit et de crédit pour chaque compte. Les comptes sont par nature des comptes de débit ou de crédit, il n'y a donc généralement que des données dans la colonne correspondante. L'autre colonne a une valeur de zéro. Les totaux des débits et des crédits pour tous les comptes doivent être égaux pour aider à confirmer l'exactitude des données dans le grand livre général et une balance de vérification ne sera pas équilibrée si une transaction n'est pas entrée correctement dans un seul compte de débit et de crédit. La préparation d'un rapport de balance de vérification avant d'apporter des corrections s'appelle une balance de vérification non ajustée. S'il est exempt d'erreurs ou si des corrections sont apportées ultérieurement aux comptes pour les équilibrer, un rapport ultérieur est alors appelé balance de vérification ajustée.
Quels comptes sont les plus susceptibles d'avoir des soldes débiteurs?
En règle générale, les comptes tels que les dépenses, les pertes, les actifs, la trésorerie et le compte de tirage du propriétaire ont des soldes débiteurs. Ce sont des comptes dont les valeurs augmentent avec les écritures au débit tout en diminuant avec une écriture au crédit. De même, des comptes tels que les ventes, les gains en capital, les passifs et les capitaux propres ont des soldes créditeurs. Leurs soldes augmentent lorsqu'ils sont crédités et ils diminuent avec les débits.
Toutes les transactions créent à la fois une écriture au débit et au crédit, même si vous n'entrez la transaction qu'une seule fois dans une application comptable qui crée le format à double entrée dans le logiciel. Par exemple, une entreprise recevant un prêt bancaire de 5 000 $ débiterait son compte de trésorerie, augmentant la valeur de ce compte de 5 000 $, tout en créditant simultanément son compte d'effets à payer du même montant, puisque le montant de ses prêts en cours a augmenté.
Qu'est-ce qu'un exemple d'erreur de transcription ?
Considérez le prêt bancaire de 5 000 $ du point de vue de la balance de vérification. Si les écritures de débit et de crédit correspondent, cette transaction est en équilibre et n'a aucun effet négatif sur une balance de vérification du grand livre. Cependant, imaginez une entreprise utilisant un système de comptabilité manuelle et l'écriture du prêt a été débitée du compte de trésorerie à hauteur de 5 000 $ mais créditée au compte d'effets à payer de 500 $. Pour le grand livre comprenant ces comptes, une balance de vérification ne sera pas équilibrée si cela n'est pas résolu. Étant donné que les sommes des débits et des crédits sont facilement comparées sur le rapport de balance de vérification, la balance de vérification non ajustée montrerait une différence de 4 500 $ entre les débits et les crédits. Le zéro manquant est un exemple d'erreur de transcription découverte par un rapport de balance de vérification.
Erreurs révélées par une balance de vérification non ajustée
Bien que très efficace pour révéler certains types d'erreurs, la balance de vérification non ajustée ne détectera pas toutes les erreurs, et en fait, il existe certains types d'erreurs qui ne peuvent pas être détectés par la balance de vérification. Par exemple, si le grand livre est désactivé de 0,80 $, quel processus utiliseriez-vous pour trouver l'erreur? Il y a un certain nombre d'étapes que vous pouvez franchir, de plus en plus complexes, mais la première chose à considérer est l'ampleur du déséquilibre. Un nombre comme 0,80 $ pourrait simplement ne pas payer les centimes d'une entrée. Logiquement, vous pouvez donc rechercher les transactions à partir des débits ou des crédits, selon celui qui est supérieur à 80 cents, pour un montant se terminant par 0,80 $ et en vérifiant son entrée correspondante dans l'autre compte.
La différence de 80 centimes peut cependant être cumulative ou aléatoire, ce qui rend votre recherche plus difficile. Les étapes courantes pour trouver des erreurs dans les balances de vérification comprennent :
- Ajout incorrect des colonnes de la balance de vérification: trouvé simplement en revérifiant l'ajout.
- Manque un compte du grand livre : comparez le montant du déséquilibre aux écritures de compte dans la colonne de valeur supérieure pour trouver le compte qui manque dans la colonne de valeur inférieure.
- Saisie d'un compte dans la mauvaise colonne du grand livre : divisez le montant du déséquilibre par 2 et recherchez les soldes des comptes pour ce montant.
- Divisez le montant du déséquilibre par 9: Si le déséquilibre est uniformément divisible par 9, il y a probablement une transposition (changement de chiffres) ou un trans-placement (placement incorrect d'un point décimal) à l'origine de l'erreur.
Si des erreurs persistent, vous devrez rechercher les comptes individuels inclus dans la balance de vérification.
Avertissement
Certaines erreurs ne sont pas révélées par une balance de vérification, y compris des erreurs telles que des transactions omises ou des erreurs enregistrées de manière incorrecte mais identique dans deux comptes. Une balance de vérification déséquilibrée indique certainement des erreurs, alors qu'une balance de vérification équilibrée peut ou non être exempte d'erreurs.
