La formation des employés aux nouvelles technologies peut accroître leur efficacité, améliorer leur productivité et contribuer à rendre les employés et l'entreprise plus compétitifs. Cependant, il serait déraisonnable de s'attendre à ce que tous les employés accueillent avec enthousiasme la perspective d'une formation technique. Tout changement dans une routine quotidienne peut augmenter le stress et augmenter l'appréhension, et cela est souvent amplifié lorsque de nouvelles technologies sont impliquées.
Pour les employeurs, l'impact de la technologie sur le lieu de travail est largement positif. Après tout - si les ordinateurs, les logiciels, la robotique et l'automatisation échouaient - les entreprises ne continueraient pas à y investir. Pour les employés, cependant, s'adapter aux nouvelles technologies les met souvent en désaccord avec l'entreprise. Les travailleurs craignent d'être licenciés ou de ne pas pouvoir s'adapter aux nouveaux changements, réduisant ainsi leur estime de soi et leur productivité.
Formation et rétention des employés
Une crainte commune parmi les propriétaires de petites entreprises est que s'ils investissent dans la formation des employés, ces employés seront mieux qualifiés pour quitter pour de meilleurs postes ailleurs. La recherche, cependant, montre que le contraire est vrai. La formation rémunérée - tout comme la rémunération et de bonnes conditions de travail - augmente en fait la fidélité des employés, en particulier lorsqu'ils savent que des possibilités de formation supplémentaires seront disponibles à l'avenir.
Bien que cela soit vrai pour la plupart des employés, cela est particulièrement important pour les jeunes employés. En fait, un rapport Bridge de 2018 a montré que, lorsque tous les autres facteurs étaient égaux, 86 % des millennials seraient moins susceptibles de quitter un emploi s'ils recevaient une formation et un développement de carrière.
Effets négatifs de la technologie sur l'emploi dans son ensemble
Les employés peuvent accueillir la perspective d'une formation technologique avec enthousiasme ou avec appréhension, selon ce que la technologie implique et comment elle affectera l'emploi dans l'entreprise. Les employés peuvent être sceptiques quant à la technologie qui automatise les tâches manuelles - et pour de bonnes raisons. La technologie a déjà remplacé 90% des emplois que les humains occupaient il y a un siècle, des champs agricoles au dépôt de papiers.
Aujourd'hui, les caisses automatiques remplacent les employés des épiceries et des détaillants - et les véhicules autonomes sont sur le point de remplacer les chauffeurs de taxi, d'autobus et de camion. Ce ne sont là que deux exemples de ce qui pourrait se profiler à l’horizon. Si vous formez quelques employés clés à l'utilisation de nouveaux équipements automatisés ou à l'utilisation de nouveaux programmes informatiques, vous devez vous attendre à ce qu'ils soient découragés, s'ils soupçonnent que cela signifie que certains de leurs collègues pourraient bientôt être sans travail.
Il ne fait aucun doute que la technologie peut créer de nouveaux emplois tout aussi bien qu'elle peut détruire les anciens. Mais les analystes ne s'entendent pas sur le fait que le monde aura ou non moins d'emplois nets ou plus en conséquence. Le groupe Gartner, par exemple, prévoit que d'ici 2020, quelque 1 800 000 emplois seront perdus, tandis que 2 300 000 autres seront créés. D'autre part, le Forum économique mondial prévoit que 7 100 000 emplois seront remplacés et que seulement 2 000 000 de postes seront créés.
Effets négatifs de la technologie sur le lieu de travail
Si la technologie a ses avantages, elle a aussi ses inconvénients. La prolifération des smartphones et des SMS, par exemple, rend la communication plus rapide et plus accessible. Les milléniaux qui travaillent envoient environ 110 messages texte personnels chaque jour. Tous les messages qu'ils envoient et reçoivent au travail peuvent les distraire du travail à accomplir, entraînant un manque de concentration et une efficacité réduite. Les entreprises qui interdisent la messagerie texte pendant les heures de travail constatent souvent que le moral des employés en souffre.
Les applications professionnelles sur smartphones, tablettes et ordinateurs portables, associées à un accès Internet haut débit omniprésent, peuvent augmenter l'efficacité et la productivité. Cette technologie étend également le lieu de travail là où un employé se trouve. Les employés d'aujourd'hui ont souvent la possibilité de travailler à distance ou de travailler selon des horaires plus flexibles. Ils peuvent également travailler en collaboration les uns avec les autres, ainsi que directement avec les clients et la haute direction en temps réel, ce qui non seulement les rend plus efficaces, mais peut aussi être responsabilisant.
Cependant, une accessibilité constante et des horaires flexibles peuvent éroder l'équilibre entre le travail et la vie privée, créant une mentalité de «toujours actif», entraînant une augmentation du stress et de l'épuisement professionnel. Si une entreprise ne parvient pas à gérer cela, cela peut entraîner une rotation du personnel plus élevée.
Impact positif de la technologie sur le travail
Bien exploitées, les nouvelles technologies peuvent accroître l'efficacité tout en réduisant les coûts. Imaginez ce que serait votre entreprise s'il n'y avait pas d'ordinateurs. La comptabilité devrait être faite sur papier et chaque calcul devrait être fait manuellement avec une calculatrice, les transactions financières nécessiteraient des déplacements réguliers à la banque. La communication avec les clients ne pouvait se faire que par téléphone ou lors de réunions en personne, et la correspondance devrait se faire par la poste, le tout avec les frais d'interurbain, les frais de déplacement, les temps d'attente et les retards associés.
Une technologie commune qui a été intégrée dans les petites entreprises et les sociétés multinationales et qui démontre également l'impact positif des logiciels, est le logiciel de gestion de la relation client (CRM). En disposant de données améliorées sur les clients et les prospects, y compris leurs habitudes d'achat - tout en automatisant les campagnes de marketing telles que les e-mails et les diffusions sur les réseaux sociaux - les entreprises peuvent réduire leurs coûts de vente et de marketing tout en augmentant leurs ventes. Le logiciel CRM nécessite cependant un investissement dans un achat de logiciel ou dans un abonnement, ainsi que l'investissement nécessaire pour former les employés.
La valeur de la formation technique
Au cours des deux dernières décennies, les intégrations de logiciels CRM ont connu autant d'échecs que de succès. Les raisons en sont les échecs d'intégration avec les plates-formes logicielles existantes, de sorte que toutes les données requises ne sont pas introduites dans le nouveau système. Les solutions CRM peuvent également échouer lorsque le nouveau logiciel ne donne pas aux employés l’utilité dont ils ont besoin ou lorsque les employés ne savent pas comment accéder aux fonctionnalités dont ils ont besoin.
Sans surprise, une formation adéquate des employés peut faire ou défaire le succès d'une nouvelle adaptation technologique. Lorsqu'ils sont mal formés ou, pire, pas du tout formés, la productivité et le moral des employés peuvent subir un coup catastrophique - un coup dont certaines entreprises ne se remettent jamais complètement.
Plus qu'une simple formation adéquate, il y a un aperçu qui vient des nombreuses études de cas d'intégrations CRM réussies et échouées. Plus les employés sont intégrés tôt dans le processus, plus la technologie bénéficiera probablement à l'entreprise. Plutôt que d'acheter une technologie et de faire appel à un formateur, donnez aux employés la possibilité de fournir des informations sur les fonctionnalités nécessaires, avant que la technologie ne soit achetée, augmentant ainsi considérablement les chances d'une intégration réussie.
Se préparer aux nouvelles technologies sur le lieu de travail
Amener tous vos employés à adhérer à une nouvelle technologie ne contribuera pas seulement à garantir le succès de la formation - cela contribuera également à garantir le succès de l'adoption de la technologie. Si la technologie facilite leur travail tout en contribuant au succès de l'entreprise, il faut le leur dire le plus tôt possible.
Même si la nouvelle technologie entraînera le pire des scénarios, comme des réductions de personnel, il est préférable que ceux qui sont formés comprennent pourquoi cette technologie est importante. Réduire 10% du personnel n'est pas quelque chose que tout le monde aime, mais c'est beaucoup mieux que de cesser ses activités et de laisser tout le monde sans travail.
Demandez l'avis de toutes les personnes impliquées
Demandez l'avis de toutes les personnes impliquées dans la nouvelle technologie. Les grandes entreprises peuvent envisager de créer des groupes d'utilisateurs afin que chaque service soit représenté. Demandez-leur quelles fonctionnalités ils aimeraient le plus avoir et pourquoi ces fonctionnalités sont importantes. Demandez leur avis sur la meilleure façon de gérer la transition des anciennes procédures aux nouvelles procédures.
Étant donné que ce sont ces employés qui travaillent avec les anciennes procédures, ils seront susceptibles de vous donner des commentaires importants et économiques.
Une fois l'achat décidé, expliquez à tous les avantages que la technologie apportera aux employés, ainsi qu'à l'entreprise dans son ensemble. Lorsque les employés sont laissés dans l'ignorance, l'employeur risque de voir des rumeurs négatives se répandre dans toute l'entreprise.
Se préparer à une expérience de formation réussie
La formation - comme la technologie elle-même - doit être discutée au préalable avec les employés. Expliquez-leur combien de temps la formation devrait durer et à peu près quand elle commencera. Demandez-leur quelles méthodes de formation ils préfèrent.
Les employés très mobiles et ambitieux, comme une équipe de vente, peuvent préférer une formation en ligne à laquelle ils peuvent accéder quand cela leur convient. Les représentants du support client peuvent préférer des sessions de formation dédiées loin de leur bureau, afin qu'ils puissent se concentrer sur ce qu'ils doivent apprendre. Certains peuvent préférer avoir leur formation pendant les heures de travail normales, tandis que d'autres peuvent préférer venir après les heures de travail afin que cela ne perturbe pas leur travail - en particulier s'ils seront payés pour le temps supplémentaire.
En offrant aux employés le choix de la façon dont la formation est dispensée, ils sont beaucoup plus susceptibles d'attendre la formation avec impatience et d'en tirer davantage profit.
Diversité d'âge et stéréotypes dans la formation
Au cours de la dernière décennie, des études ont montré que les employés plus âgés n'obtiennent pas toujours les mêmes résultats positifs des programmes de formation en technologie que leurs jeunes collègues. Pour ceux qui approchent de la retraite, il est possible que la formation technologique soit plus difficile, en raison d'un déclin de l'intelligence fluide, d'une vitesse de traitement cognitif réduite et d'une capacité de mémoire de travail réduite. Cependant, c'est l'exception - plutôt que la règle.
Les stéréotypes concernant l'âge et l'acquisition de nouvelles compétences technologiques sont bien plus un facteur affectant les salariés âgés que la capacité des salariés plus âgés à acquérir ces compétences. Des études ont montré que les employés plus âgés ont plus d'appréhension à l'égard de la formation et obtiennent de moins bons résultats parce qu'ils ont moins confiance en eux et aussi parce qu'ils craignent d'être jugés par leurs collègues plus jeunes pour leur âge et donc, vraisemblablement, ils sont aussi plus technophobes. .
Les instructeurs ne sont pas à l'abri de ce stéréotype et peuvent créer une prophétie auto-réalisatrice, en ce qui concerne les employés plus âgés. Lorsque les instructeurs s'attendent à ce que les employés plus âgés réussissent moins bien dans la formation en raison de leur âge, ils leur donneront généralement moins d'instructions que les employés plus jeunes, ce qui contribue à de moins bons résultats.
Formation en ligne ou formation en classe
Il est important de souligner que les instructeurs peuvent être influencés par des stéréotypes, même lorsqu'ils enseignent une classe virtuelle dans un environnement de formation en ligne. En ce qui concerne la formation en ligne par rapport à la formation en classe, les deux ont des avantages et des inconvénients. Les deux sont couramment utilisés par les entreprises, ensemble ou séparément.
La formation en ligne peut fournir aux employés un apprentissage à leur rythme auquel ils peuvent accéder quand cela leur convient. Les instructions peuvent s'adapter à différents styles d'apprentissage - via des instructions textuelles, audio ou vidéo - et elles sont accessibles via des ordinateurs, des tablettes ou même en utilisant des liseuses telles qu'un Kindle.
La formation en classe a l'avantage d'avoir un instructeur présent pour offrir un enseignement individuel; aider à garantir que les compétences ou concepts importants sont renforcés; et de répondre aux questions sur place.
Perceptions et réalités technologiques
Les travailleurs âgés ne sont pas les seuls à craindre d’être formés à une nouvelle technologie. Le taux de changement que la société dans son ensemble a connu au cours des dix ou deux dernières années peut être stupéfiant, comme peut en témoigner quiconque n'a pas grandi avec des écrans tactiles et des smartphones. Cependant, plus il y a d'employés impliqués au départ, plus l'adoption d'une nouvelle technologie a de chances de réussir.
Donnez aux employés l'occasion d'exprimer leurs doutes et leurs craintes. Expliquez-leur les avantages que les changements à venir auront pour eux. Donnez-leur leur avis sur la manière dont la technologie sera adoptée et sur la manière dont la formation sera dispensée. Faire chacune de ces choses réduira les perceptions négatives sur la technologie, tout en contribuant à faire de la mise en œuvre réussie une réalité.
