Les propriétaires de petites entreprises qui réussissent conservent souvent un deuxième, un troisième ou même un quatrième ensemble de comptes clients. En un coup d'œil, il peut sembler beaucoup de travail supplémentaire de créer et de maintenir les comptes clients des filiales. Mais, les avantages de le faire valent bien l'effort, selon l'expert-comptable certifié de Los Angeles, Rick Norris. La tenue des comptes débiteurs des filiales aide à suivre les dettes en souffrance, à catégoriser les bénéfices en fonction du projet, à prévenir la fraude des employés et à établir une démographie rentable.
Explication
Un grand livre des comptes clients - ou compte - est essentiellement une liste de clients endettés envers votre entreprise. Les teneurs de livres les utilisent pour donner un compte rendu plus détaillé du crédit accordé aux clients par votre entreprise. Le grand total du grand livre des comptes clients de votre filiale doit être égal à celui de vos bilans de comptes clients. Norris a donné l'exemple: «Si vous avez trois clients qui vous doivent 500 $, 1 000 $ sur votre compte de filiale et 1 500 $, le total de vos comptes clients devrait indiquer 3 000 $».
Objectif
L'objectif fondamental des grands livres auxiliaires est de suivre les paiements des clients et d'éviter les cas de trop-payés et autres erreurs de comptabilité. "Le diable est dans les détails", a déclaré Norris. "Si le propriétaire de la société ne regarde pas au-delà du bilan, elle ne saurait jamais qu'il y a eu un problème de paiement excessif par un client." Par exemple, vos rapports de comptes clients peuvent indiquer 3 000 $, mais votre grand livre auxiliaire indique « 3 000 $ + 500 $ - 500 $ », vous n'auriez pas su autrement qu'il y avait un trop-payé.
Fraude
Les grands livres des comptes clients auxiliaires sont également un outil essentiel pour détecter les fraudes internes et les détournements de fonds. Certaines escroqueries courantes sur les comptes clients qui sont évitées par l’utilisation de grands livres auxiliaires comprennent le recouvrement, les créances fictives compensées par de fausses ventes, les emprunts contre des créances en utilisant des comptes comme garantie et la comptabilisation du paiement d’un client sur le compte d’un autre client pour dissimuler le vol. « Les contrôles internes d'une entreprise doivent être mis en œuvre pour prévenir ou détecter de telles pratiques », a déclaré Norris ; "qui inclut l'utilisation et l'examen appropriés des grands livres auxiliaires."
Gestion de projet
Les propriétaires de petites entreprises utilisent également les comptes débiteurs des filiales pour gérer les comptes en fonction de projets spécifiques. "J'ai des clients musicaux qui écrivent de la musique pour diverses émissions", a fait remarquer Norris, "Leurs livres de comptes clients ne sont pas seulement divisés par client, mais aussi par les émissions pour lesquelles les clients les embauchent pour composer de la musique. Dans de tels cas, la société peut suivre pour quelles les clients leur doivent de l'argent, et pour quel travail."
Grands livres auxiliaires vieillissants
Le vieillissement des comptes subsidiaires est une méthode comptable utilisée par les entreprises pour évaluer la fiabilité des clients et suivre les comptes en défaut. Le rapport de vieillissement indique depuis combien de temps les clients vous doivent de l'argent, combien et qui est en souffrance. "Les livres auxiliaires des comptes clients et le vieillissement sont essentiels à la bonne gestion des comptes clients d'une entreprise", a commenté Norris. "Si vous n'avez pas de livres auxiliaires, vous ne pouvez pas savoir quel client accuse un retard de paiement." Par exemple, l'ancienneté des comptes débiteurs de vos filiales peut vous aider à déterminer les montants des créances datant de plus de 30, 60 ou 90 jours.
Autres bénéfices
Une autre utilisation des comptes clients subsidiaires est d'aider à établir un consommateur démographique et cible plus avantageux. "Une fois que vous avez le contrôle de votre grand livre auxiliaire", a déclaré Norris, "le logiciel de comptabilité d'aujourd'hui peut fournir des informations essentielles pour vous aider dans la gestion de votre entreprise." Les registres subsidiaires sont utilisés pour déterminer quelle région géographique paie le plus à jour, quel groupe d'âge est le plus fiable dans les envois de fonds ou quelle industrie avec laquelle vous traitez génère la plupart de vos flux de trésorerie.
