Les entreprises fonctionnent sur la communication efficace des informations à travers des rapports d'avancement sur les projets, des rapports budgétaires, des mises à jour des ressources humaines, des rapports de vente et des rapports sur les repères stratégiques qui ont été atteints. Ces rapports sont destinés à tenir une grande variété de personnes informées de ce qui se passe dans l'entreprise. Ils sont de nature provisoire et constituent souvent la base de rapports officiels destinés aux parties prenantes, aux conseils d'administration et aux autorités de réglementation.
Format
Les rapports d'activité informels sont généralement rédigés sous forme de mémo. Placez «Mémorandum» en haut de la page et sous ce titre, indiquez la date à laquelle le rapport est adressé, de qui le rapport émane et le sujet du rapport. Le sujet peut être "Daily Progress Report" ou un autre titre descriptif. Souvent, le titre est séparé du corps du mémorandum par une ligne horizontale. Le corps du rapport doit être court, factuel et organisé sous des titres généraux s'il couvre un sujet en plusieurs parties. Toutes les notes de référence figurent au bas du mémorandum sous une autre ligne horizontale. Joignez tous les documents référencés dans votre rapport ou qui améliorent sa clarté.
Collecter des informations
Rassemblez les informations avant de vous asseoir pour rédiger le rapport. Ayez tous les faits nécessaires et vos notes à portée de main pour pouvoir les examiner et décider de la meilleure façon de transmettre les faits afin que vos lecteurs apprécient pleinement la situation signalée. Un rapport informel est un outil d'information et peut inclure des questions, des suggestions et des appels à l'action. Une réflexion rapide sur ce que vous voulez dire avant d'écrire permet de garder le rapport court et ciblé.
Contour
Rédigez un plan comprenant une introduction, des points à traiter et des sections de conclusion. Un rapport informel doit être court et ne donner qu'une brève explication des informations. Utilisez des puces dans la mesure du possible et des graphiques ou des tableaux s'ils sont faciles à comprendre. Gardez à l'esprit les besoins des lecteurs de votre rapport et limitez la portée du rapport à ces exigences d'information.
Écrivez
L'introduction précise le but du rapport et sa portée. Marquez clairement chaque point d'information avec un en-tête ou une puce et limitez le texte à un ou deux paragraphes courts. N'incluez que les faits, sans commentaires éditoriaux. La section de conclusion est l'endroit approprié pour les évaluations, les suggestions pour d'autres actions et les questions. Lors de la rédaction du rapport, ne vous en mêlez pas, à moins que vous ne soyez tenu de fournir une analyse ou votre propre opinion.
