Les entreprises gèrent une variété de dépenses au cours d'une année. Certaines des dépenses peuvent varier, comme les services publics, mais l’entreprise exerce un contrôle minimal sur elles et elles ne changent pas en fonction du profit ou de la perte de l’entreprise. Les dépenses flexibles, ou coûts discrétionnaires, comprennent tout coût sur lequel l'entreprise peut exercer un contrôle important et modifier en fonction du résultat net sans compromettre les opérations à court terme de l'entreprise.
Dépenses flexibles
Les dépenses flexibles ont tendance à fonctionner sous forme de montants fixes établis selon un calendrier périodique, souvent sur une base annuelle. Des exemples courants de dépenses flexibles comprennent la publicité, les ressources humaines et les frais juridiques. Ces types de dépenses sont souvent qualifiés de coûts en raison de la difficulté à démontrer un lien direct entre les activités réalisées et les résultats financiers. La difficulté de démontrer un retour sur investissement fait que ces dépenses apparaissent non critiques pour les opérations à court terme de l'entreprise et, par conséquent, une dépense flexible que l'entreprise peut ajuster si nécessaire.
Les usages
Certaines entreprises ont recours à des dépenses flexibles pour réduire les bénéfices déclarés en accélérant l'amortissement des actifs ou en manipulant les taux de location dans les cas où, par exemple, les dirigeants de l'entreprise louent l'entreprise un immeuble qui leur appartient. Les propriétaires d'entreprise doivent toujours consulter des spécialistes de la fiscalité et des finances avant de tenter d'ajuster les bénéfices déclarés afin d'éviter de violer toute modification de la réglementation fiscale. Les entreprises considèrent souvent les dépenses flexibles comme un moyen de réduire les coûts pendant les périodes de soudure, que ce soit par voie de réduction ou d'élimination. Par exemple, une entreprise peut réduire ses coûts en supprimant un poste permanent de ressources humaines.
Rapports et budgétisation
Comme toutes les autres dépenses, les dépenses flexibles doivent apparaître sur les déclarations de profits et pertes, à la fois pour l'exactitude de la comptabilité et la déclaration fiscale. La tenue de registres précis des dépenses flexibles joue un rôle dans l'analyse des flux de trésorerie disponibles, ce qui peut influencer si ou combien une banque va prêter à une entreprise. Les entreprises peuvent utiliser des dépenses flexibles comme moyen direct de budgétisation pour certaines activités commerciales, telles que le marketing, généralement par le biais d'un processus de négociation. Ces dépenses servent également de cadre de référence pour déterminer si une nouvelle demande de budget est conforme à une tendance générale des budgets négociés précédemment et tient compte de toute nouvelle initiative.
Considérations
Robert S. Kaplan, professeur émérite à la Harvard Business School, soutient dans des articles qu'il a écrits que le point de vue des domaines tels que la publicité et les ressources humaines comme des coûts purs simplifie à l'excès la question. Kaplan soutient qu'avec un suivi et une utilisation appropriés des mesures, les domaines d'activité traditionnellement traités comme des dépenses flexibles peuvent être convertis en domaines basés sur les activités qui, au minimum, atteignent le seuil de rentabilité et potentiellement même génèrent des revenus à part entière.
