Faire des affaires signifie généralement accumuler un grand nombre de dossiers, et sans un bon système de classement, le volume même rend difficile la récupération de dossiers spécifiques plus tard. Sans un accès fiable à vos dossiers, votre entreprise peut dériver ou même échouer, donc pour gérer efficacement votre entreprise, vous avez besoin d'un bon système de classement. Cela signifie concevoir un schéma d'organisation de fichiers intelligent dès le début, pour vos enregistrements papier et vos enregistrements numériques, puis vous tenir au courant de la tenue de vos dossiers régulièrement par la suite.
Organisation des fichiers numériques
La numérisation de vos fichiers rend la tenue de registres plus rapide, plus facile, plus sûre et plus précise. Chaque entreprise doit conserver des copies numériques de tous les documents papier, à moins qu'elle n'ait une raison valable de ne pas le faire. Pour configurer un bon schéma de fichiers pour vos dossiers électroniques, utilisez un ordinateur dédié et sécurisé et planifiez des sauvegardes de routine de cet ordinateur - de préférence à un autre emplacement physique - au cas où l'ordinateur tomberait en panne ou que l'ensemble de votre bureau subirait des dommages dus à une catastrophe. Sur l'ordinateur, créez des dossiers de fichiers pour tous vos types d'enregistrement de base, tels que les fiches de paie, les coûts d'installation, les documents fiscaux et les comptes débiteurs et créditeurs. Utilisez des sous-dossiers pour créer des raffinements supplémentaires si nécessaire. Faites de votre objectif organisationnel global la récupération rapide et intuitive de tout enregistrement spécifique.
Organisation des dossiers papier
Héritage des pratiques commerciales révolues, la plupart des entreprises conservent toujours des registres papier de tout. Parfois, le document original sur papier a une force juridique unique, comme un contrat de location signé. Dans tous les cas, tout en vous efforçant d'éviter les formalités administratives inutiles, vous devez mettre en place un bon système de tenue de registres pour vos fichiers durs. Investissez dans une série de classeurs et organisez-les en fonction des types d'enregistrements qu'ils contiennent, en conservant les types d'enregistrements de base ensemble et en utilisant des dossiers et des partitions pour séparer les fichiers individuels. Ne laissez pas différents types d’enregistrements de base se mélanger dans les mêmes classeurs. Étiquetez clairement les armoires, afin que vous sachiez où aller pour stocker ou récupérer un enregistrement spécifique. Laissez beaucoup d'espace supplémentaire dans les armoires afin que vous puissiez développer vos dossiers pendant des années sans avoir à déplacer les fichiers ou les armoires elles-mêmes.
Traitement des enregistrements entrants
Au fur et à mesure que vous générez et recevez des documents dans le cadre de vos opérations commerciales, restez à jour avec votre classement, à la fois des documents électroniques et papier. Traitez les nouveaux documents de manière à créer immédiatement une version numérique - ou, lorsque vous commencez avec une version numérique, imprimez une copie papier si nécessaire - puis classez la copie papier et travaillez à partir de la copie numérique pour vous épargner du temps et des ennuis. Imprimez des copies papier mises à jour des fichiers selon vos besoins. Ne laissez pas les fichiers et les dossiers s’empiler sur votre bureau ou sur votre bureau. Rangez tout dans son emplacement approprié lorsque vous ne l'utilisez pas activement.
Maintenance des fichiers numériques
En ce qui concerne les enregistrements électroniques, pendant la phase de démarrage, tous vos fichiers peuvent tenir sur un seul ordinateur - et vous pouvez être le seul employé. Cependant, l'opération se développera au fur et à mesure de la croissance de votre entreprise et de votre masse salariale, vous pouvez donc vous attendre à séparer les types d'enregistrements de base sur leurs propres ordinateurs dédiés. Coupez simplement les «branches» de votre arborescence d'archivage et déplacez les dossiers appropriés vers leurs propres ordinateurs. De plus, vous pouvez vous attendre à apporter des ajustements et des révisions à votre structure de fichiers à mesure que votre entreprise se développe, ce qui nécessite de nouvelles divisions organisationnelles. Ensuite, à mesure que vos fichiers et dossiers deviennent plus nombreux, vous pouvez occasionnellement archiver des enregistrements plus anciens dans des sous-dossiers d'archivage pour réduire l'encombrement dans l'espace des dossiers actifs. Gardez tout là où vous ou un employé pouvez facilement y accéder plus tard.
Gestion des dossiers papier
En ce qui concerne les fichiers papier, mettez régulièrement à jour vos classeurs si nécessaire afin que tous les enregistrements aient un endroit logique où aller. Régulièrement, supprimez les anciens fichiers dont vous n'avez probablement plus besoin à des fins professionnelles ou fiscales, et archivez-les dans un emplacement distinct, soit dans des classeurs d'archives sur place, soit dans un entrepôt de stockage dédié.
