Votre comptabilité peut se détraquer de différentes manières. Chaque fois que vous apportez des modifications - nouvelles méthodes comptables, nouveau logiciel - vous pouvez accidentellement vous retrouver en erreur dans les revenus ou les dépenses. Lorsque vous faites des estimations, cela peut facilement conduire à des revenus surévalués ou sous-estimés. Si, à tout moment, les membres de votre personnel commencent à sauter les précautions de base, il existe également un risque de problèmes. Vos états financiers pour une période donnée doivent être exacts, il est donc indispensable de détecter les anomalies.
Faire des estimations
Les estimations, de par leur nature, ont tendance à surestimer ou sous-estimer les performances futures de votre entreprise. Les comptes de résultat doivent estimer les pertes de revenus potentielles provenant des retours sur ventes et des clients qui ne paient pas leurs factures. Si vous surestimez vos pertes, le revenu de votre entreprise semble pire qu'il ne l'est en réalité. La sous-estimation a l'effet inverse.
La meilleure façon d'éviter les inexactitudes est de suivre les principes comptables standard. Supposons que vous sachiez qu'environ 10 % des comptes débiteurs restent impayés chaque trimestre. Il est prudent de l'utiliser comme une provision pour créances irrécouvrables, puis de corriger vos états financiers si vous vous trompez. Si, au lieu de cela, vous définissez une provision pour créances irrécouvrables de 1% en sachant que c'est un euphémisme, vous pourriez vous retrouver en difficulté pour signaler de fausses informations.
Suivre la procédure
Même à l'ère numérique, les erreurs comptables se produisent parce que les gens n'écrivent pas les choses. Si vous utilisez la petite caisse pour payer de petites dépenses de travail - papier pour photocopieur, péages autoroutiers, déjeuner pour les employés surchargés de travail - il peut ne pas sembler utile de saisir ces factures individuelles. Au fil du temps, ils peuvent s'additionner: un 10 $ par semaine non enregistré est une surévaluation de 520 $ à la fin de l'année. Ou supposons qu'un client dépose un chèque lorsque vous vous dirigez vers la porte. Vous pourriez le déposer à la banque et oublier de saisir le paiement, de sorte que vos dossiers sous-estiment l'argent en caisse.
Former tout le monde à enregistrer rapidement les transactions peut réduire les inexactitudes. Des étapes simples telles que le rapprochement de votre relevé bancaire devraient détecter plus d'erreurs.
Apportez les modifications avec soin
Chaque fois que vous modifiez vos méthodes comptables, il y a un risque d'erreur. Supposons que vous démarriez votre entreprise en utilisant la comptabilité de caisse, puis que vous passiez à la méthode de la comptabilité d'exercice. En comptabilité d'exercice, vous n'attendez pas le paiement ; vous entrez un revenu dès que vous l'avez gagné. Cela change non seulement lorsque vous déclarez des revenus, mais aussi comment vous les suivez dans vos grands livres. Il est facile que les choses tournent mal.
Certaines entreprises utilisent plus d'un système de logiciels, par exemple, en utilisant différents programmes pour les comptes fournisseurs et les espèces. Il est facile pour un système de perdre la trace de ce que l'entreprise doit ou pour l'autre de surestimer les liquidités disponibles. La réconciliation des informations dans les deux systèmes est importante pour la santé de votre entreprise et pour disposer d'informations précises.
