Il est toujours possible d'exploiter une entreprise sans ordinateur, mais il faudrait que ce soit une très petite entreprise et que vous feriez certainement les choses à la dure. Étant donné que vous avez probablement des ordinateurs dans votre entreprise de toute façon, il est logique de maximiser la valeur que vous en retirez. Une façon de le faire est d'informatiser votre système d'inventaire. Vous pouvez utiliser l'ordinateur uniquement pour accélérer la tenue de dossiers ou accéder à un système d'inventaire complet en temps réel, en fonction de vos besoins, mais dans tous les cas, vous bénéficierez de l'informatisation.
Systèmes d'inventaire périodique ou perpétuel
D'une manière générale, il existe deux façons de gérer votre inventaire. La première consiste à le compter physiquement périodiquement à intervalles réguliers, puis à rapprocher votre inventaire réel avec les chiffres indiqués dans vos livres une fois que vous avez pris en compte les commandes entrantes et les ventes sortantes. Cette méthode bénéficie de l'informatisation de plusieurs manières, même si si votre entreprise est suffisamment petite, vous pouvez la garder entièrement «old school» en utilisant des stylos et du papier.
Les entreprises ayant des stocks plus importants à gérer et une rotation plus élevée des produits, favorisent généralement ce qu'on appelle un système d'inventaire perpétuel. Ce type de système assure le suivi de vos ventes et de vos commandes en temps réel, mettant à jour votre inventaire à chaque transaction. C'est là que les avantages de l'informatisation apparaissent le plus clairement.
Comptage rapide et précis
Même si vous utilisez un système d'inventaire permanent, vous devrez effectuer un comptage physique de temps en temps pour vous assurer que vos registres d'inventaire sont exacts. L'un des plus grands avantages d'un système d'inventaire informatisé est qu'il permet un comptage plus rapide et plus précis.
La numérisation de codes-barres ou de codes QR est plus rapide et plus facile que d'écrire manuellement les numéros de stock ou de feuilleter des pages de feuilles d'inventaire, à la recherche du bon article. Cela signifie également que vous n'aurez pas à transférer ces numéros manuellement vers votre logiciel de comptabilité ou votre base de données d'inventaire, ce qui élimine une autre source possible d'erreurs et plusieurs heures de saisie de données. Au lieu de cela, il s'agit d'un téléchargement électronique rapide.
Meilleure réception et expédition
Les systèmes d'inventaire informatisés simplifient également l'expédition et la réception des commandes et laissent moins de place à l'erreur. Vous pouvez simplement scanner le produit dans l'inventaire au fur et à mesure de sa réception, et il s'affichera dans votre inventaire disponible. De la même manière, lorsque vous envoyez une commande à vos clients, vous pouvez scanner chaque article en rupture de stock.
Dans le commerce de détail, vos caissiers font la même chose en glissant ou en scannant chaque article vendu. Vous devrez toujours former votre personnel à vérifier le contenu de chaque boîte par rapport à la commande ou à la facture, mais vous éliminez toujours une ou plusieurs étapes de saisie de données dans lesquelles des erreurs peuvent se produire.
Rétrécissement réduit et inventaire manquant
Chaque fois que vous comptez votre inventaire, vous constaterez qu'une partie de ce que vous êtes censé avoir n'est tout simplement pas là. Il y a un certain nombre de raisons potentielles à cela, avec le vol à l'étalage et le vol d'employés en tête de liste. Vos propres erreurs administratives internes et la fraude des fournisseurs sont également des facteurs importants.
Selon les chiffres d'une enquête de la National Retail Federation en 2017, ils représentent un total combiné de plus de 26% de la réduction, ce qui peut représenter de l'argent réel. En réduisant les risques d'erreurs dans vos processus de comptage, d'expédition et de réception, les systèmes d'inventaire informatisés peuvent aider à réduire ce nombre.
Meilleure gestion des stocks
Si vous utilisez un système d'inventaire périodique, votre inventaire comptable sera généralement obsolète au moment où votre comptable aura fini de mettre à jour les données. Cela signifie que vous devrez toujours avoir au moins une petite quantité d'inventaire supplémentaire pour couvrir vos ventes projetées ou votre production projetée si vous êtes un restaurant ou un fabricant. Cela oblige l'argent et l'espace de stockage que vous auriez autrement à votre disposition.
Avec un système d'inventaire perpétuel informatisé, vous connaîtrez toujours vos niveaux d'inventaire d'un simple coup d'œil. Vous pourrez peut-être avoir moins de stock ou même passer à un système d'inventaire complet, juste à temps, avec des produits arrivant de vos fournisseurs en fonction des besoins. Cela peut représenter une réelle économie.
Informations de gestion en temps réel
L'un des avantages cruciaux d'un système informatisé d'inventaire permanent est qu'il vous donne en temps réel les informations de gestion dont vous avez besoin. Cela va au-delà des chiffres de ventes et des niveaux de stocks actuels, au cœur de vos opérations. Considérez votre coût des marchandises vendues (COGS), par exemple. C'est un chiffre qui mesure l'efficacité avec laquelle vous transformez vos fournitures en revenus de vente ou, dans le cas d'un détaillant, les marges que vous avez réalisées sur les produits que vous avez vendus.
Dans un système d'inventaire périodique, vous ne connaissez vraiment votre COGS qu'à la fin d'un cycle d'inventaire, lorsque vous avez physiquement compté votre inventaire et que votre comptable peut faire le calcul. Entre les deux, vous travaillez à partir d'une hypothèse de flux de coûts, qui équivaut à un peu plus qu'une « meilleure estimation ». Avec un système d'inventaire permanent, vous pouvez voir un COGS à jour à tout moment, ce qui signifie que vous identifierez - et serez en mesure de corriger - les problèmes à mesure qu'ils surviennent.
