La planification des capacités est la façon dont vous savez si votre entreprise a ce qu'il faut pour faire le travail nécessaire ou pour entreprendre un nouveau travail. Lorsque vous disposez d'une bonne planification de la capacité, vous pouvez prendre en charge de nouveaux projets et mener à bien les projets en cours de manière efficace.
Tenez compte de votre capacité
Apprenez combien de temps il faut à vos employés pour effectuer des tâches. Si vous offrez un service, pensez au nombre de projets que chaque employé peut entreprendre en même temps pour terminer les services dans un délai raisonnable.
Si plusieurs employés sont impliqués dans la prestation de différents services pour le même client, tenez compte du type de tâche que chaque employé effectue et du temps qu'il faut généralement pour effectuer chaque tâche.
Une fois que vous avez une idée du temps généralement nécessaire pour chaque tâche, vous pouvez commencer à évaluer si vous pouvez effectuer plus de travail ou s'il vaut la peine de s'étendre pour pouvoir servir plus de clients ou produire plus d'articles.
Tenir compte des compétences des employés
Certains employés sont meilleurs dans certaines tâches au sein d'une équipe. Assurez-vous que vos capitaines d'équipe savent bien identifier ces compétences et utilisez-les lors de la réalisation d'un projet. Dans un projet marketing, vous voulez que les concepteurs produisent des graphismes accrocheurs et que les rédacteurs proposent des slogans accrocheurs.
Dans un environnement de production, assurez-vous que vous avez des employés qui sont correctement formés et qui ont les compétences pour ce qu'ils produisent ou vendent. Dans un environnement de vente au détail, par exemple, l'employé qui est rapide à stocker des étagères peut ne pas être rapide à la caisse enregistreuse, et vice versa.
Calculer des charges de travail précises
Déterminez le type de charge de travail que votre équipe peut gérer. Une fois que vous avez évalué les forces et les faiblesses de chacun, considérez combien de temps il faut à l’équipe pour gérer chaque processus. N'oubliez pas qu'un projet de dernière minute qui rassemble tout le monde pour démarrer en quelques heures ou jours n'est pas quelque chose qui peut être répété chaque semaine, ni même chaque mois. Vous ne voulez pas que les membres de l’équipe s’épuisent.
Jetez un œil à vos projets à long terme, et s'ils impliquent un nouveau client, un nouveau produit ou une extension d'un service actuel. Ensuite, jetez un regard réaliste sur la capacité de votre entreprise à mener à bien ces projets.
Considérez la quantité de travail que vous avez et ce dont vous avez besoin pour accomplir le travail. Ensuite, évaluez les ressources que vous avez à consacrer aux tâches. Comparez la quantité de travail que vous avez actuellement avec vos ressources. Il existe des systèmes logiciels de planification de la capacité pour vous aider dans vos calculs.
Stratégies à utiliser
Que se passe-t-il si vous avez plus de projets ou de produits à réaliser que de ressources? Que se passe-t-il si vous avez plus de personnel que de projets ou de produits à réaliser? C'est ce qu'on appelle des lacunes, et c'est pourquoi il y a un besoin de planification des capacités. Vous devez avoir un plan spécifique pour faire face à chaque type d'écart chaque fois qu'il se produit.
Dressez la liste des compétences de votre personnel, afin que vous puissiez déplacer les gens pour répondre aux besoins de votre projet. Si vous fabriquez un produit, décidez si vous devez mettre à jour l'équipement ou rediriger le personnel vers d'autres projets. Formez votre personnel pour qu'il remplisse les projets en cas de besoin.
Tracez le futur
Lorsque vous implémentez la planification de la capacité dans la gestion des opérations, vous essayez de prédire l'avenir. Utilisez des tableaux de gestion de projet pour illustrer vos options. Remplir ces tableaux avec précision vous dira où vous en êtes.
Lorsque vous branchez différentes options, le graphique devrait être en mesure d'indiquer à quoi s'attendre. Vous devriez avoir une idée si votre processus est efficace et si vous avez la capacité de prendre en charge de nouveaux projets, ou si vous devez réduire les projets.
Regardez l'histoire
Utilisez l'historique dans votre organigramme de gestion de projet. Cela vous aidera à évaluer la demande pour votre produit ou service en fonction de vos antécédents, et vous devriez commencer à voir des modèles dans vos processus. Cela montrera à son tour le importance de la planification des capacités pour une organisation.
Vos graphiques doivent également révéler les failles de votre processus ou les endroits où les choses peuvent rester bloquées. Si quelque chose cause un goulot d'étranglement, cela devrait apparaître. S'attaquer à ces problèmes devrait grandement contribuer à rendre votre processus de production plus efficace.
Le besoin de planification des capacités
Cela est facile à expliquer lorsque vous considérez ce qui se passe si vous ne faites pas de planification des capacités. Au début, vous ne réaliserez pas que quelque chose ne va pas. Cela n'apparaît pas tout de suite dans le bilan.
Et, cela prend du temps supplémentaire. De nombreux gestionnaires pensent qu'ils manquent de temps ou de ressources pour effectuer une planification minutieuse des capacités. Mais le temps nécessaire pour effectuer cette planification de la capacité vous évitera probablement la malheureuse tâche d’expliquer plus tard pourquoi un projet n’a pas fonctionné ou pourquoi vous n’avez pas pu respecter un délai de production.
Le fait de ne pas effectuer de planification des capacités peut conduire à une surutilisation de l'équipement ou à une surcharge de travail du personnel. Le personnel qui consacre des heures supplémentaires à la réalisation d'un projet aura besoin d'une pause avant de passer au projet suivant, qui, espérons-le, ne les conduira pas à l'épuisement.
Quelques autres inconvénients
Imaginez simplement ce qui peut arriver si vous n'utilisez pas la planification de la capacité :
- Vous devrez peut-être acheter du matériel avant que vous soyez prêt. L'équipement surutilisé est susceptible de tomber en panne.
- Ouinotre personnel peut souffrir d'un moral bas. Cela les rendra moins susceptibles de faire du bon travail.
- Un moral bas peut les amener à bloquer un projet, ce qui pourrait provoquer son échec.
- Les membres du personnel peuvent décider de démissionner, vous laissant à court de personnel pour un grand projet.
- La qualité d'un projet peut en souffrir. La perte d'un projet en raison de sa qualité médiocre est quelque chose qui pourrait facilement être évité grâce à une planification des capacités en temps opportun.
- Refaire un projet ou fabriquer de nouveaux produits répondre aux attentes d’un client vous coûtera de l’argent, argent que vous n’avez probablement pas intégré à vos prévisions budgétaires.
- Le non-respect des attentes pourrait endommager votre réputation et vous faire perdre non seulement des clients actuels, mais aussi de nouveaux clients potentiels.
Intégrer le processus
Si vous intégrez la planification des capacités dans le cadre régulier de votre entreprise, vous serez en avance sur le jeu, sans essayer de rattraper votre retard. Travaillez avec vos gestionnaires pour évaluer vos ressources avant chaque projet, de sorte que lorsqu'un nouveau projet vous prend au dépourvu, vous ayez un plan prêt.
Apprenez à adapter vos ressources à votre projet ou à votre production. Utilisez un logiciel ou des feuilles de calcul qui vous permettront de mettre à jour et d'apporter les modifications nécessaires.
Laissez toujours une petite pièce
Si vous fonctionnez à pleine capacité tout le temps, vous pouvez être configuré pour gérer les projets en cours, mais cela laisse peu de place à l'innovation ou aux problèmes. Si vous exécutez un peu moins de capacité, vous serez mieux équipé pour gérer un envoi supplémentaire ou une demande supplémentaire.
En donnant à votre entreprise un peu de répit, peut-être 10 à 15 pour cent, vous donnez à votre personnel la capacité d'absorber les changements qui accompagnent le projet. Peut-être que quelqu'un part en congé de maternité, ou peut-être qu'un nouveau client veut vos services. Peut-être qu'un nouveau produit prend son envol.
Lorsque de bonnes choses arrivent à votre entreprise, vous voulez que votre personnel soit en mesure de gérer la charge de travail sans perdre un bon équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée. Vous voulez que votre entreprise conserve sa réputation. La planification des capacités vous donnera les outils dont vous avez besoin pour y parvenir.
