Un rapport d'activité est principalement utilisé pour communiquer des informations. Une lettre peut également transmettre des informations, mais elle résume généralement des informations. Alors qu'une lettre est adressée à des destinataires spécifiques, un rapport peut être envoyé à des personnes extérieures à l'entreprise ou publié. Les rapports sont souvent formatés de manière cohérente d'une période de rapport à l'autre afin que les informations puissent être comparées. En cas de rotation des employés qui remplissent des rapports, l'uniformité d'un modèle de rapport permet également à l'entreprise de maintenir plus facilement la cohérence de ses pratiques de reporting.
Longueur
Un facteur dans la décision d'utiliser un rapport commercial ou une lettre commerciale est la longueur des informations que vous devez communiquer. Une lettre commerciale fait généralement entre une et trois pages. Si vous transmettez des informations plus longues que cela, elles seront plus faciles à lire si elles sont formatées sous forme de rapport avec un aperçu, des en-têtes et une conclusion. Les longs rapports doivent contenir une table des matières pour aider le lecteur.
Public
Un autre facteur à considérer est votre public. Si les informations que vous avez recueillies ne seront examinées que par quelques personnes, intégrez-les dans une lettre contenant vos commentaires personnels. Cependant, si vous compilez des informations qui seront lues par de nombreuses personnes ou auxquelles des personnes extérieures à votre entreprise feront référence à l'avenir, utilisez un rapport d'activité. Les données financières, par exemple, peuvent être examinées par les actionnaires, les comptables, les avocats et les agences gouvernementales de votre entreprise.
Type d'information
Les données compilées dans des tableaux, des listes, des feuilles de calcul ou des formulaires s'intègrent mieux dans un rapport d'activité qu'une lettre. De même, si vous incluez des graphiques ou des diagrammes, utilisez un rapport. Un projet de recherche majeur, comme une étude de faisabilité, devrait être mis dans un rapport car il fournit le format pour décrire des quantités importantes de données de recherche, de statistiques, de méthodes et de résultats. Une lettre, en revanche, est utile pour communiquer un bref résumé de la recherche. Les autres types d'informations qui sont généralement communiqués dans un rapport comprennent les plans stratégiques, les rapports de vente, les rapports de conformité et les plans de marketing.
Formalité
Utilisez un rapport d'activité, plutôt qu'une lettre, si votre écriture est formelle. Bien que vous puissiez utiliser librement «je» ou «vous» dans une lettre, un rapport est moins personnel. Un rapport est rédigé sur un ton objectif, rapportant des faits plutôt que de transmettre des opinions. Si vous souhaitez inclure une opinion dans le rapport, écrivez-la dans une lettre accompagnant le rapport. Si les documents que vous présentez nécessitent des citations de sources externes, un rapport est également le format approprié pour le faire. Selon le style préféré de votre entreprise, placez des citations dans le texte du rapport, dans les notes de bas de page ou à la fin du rapport.
