Un plan de communication décrit ce qu'une organisation veut accomplir avec les informations qu'elle diffuse. Il énumère les objectifs, les outils utilisés pour produire des communications et les destinataires visés. Le plan décrit quelles informations seront partagées et comment elles seront distribuées. Le plan identifie également les personnes responsables de la création et de la gestion des informations, quand elles doivent être communiquées et où les enregistrements doivent être stockés.
Contenu
La communication comprend les publications imprimées, le matériel de conférence et de relations publiques, les documents juridiques et le contenu en ligne. D'autres types de communication comprennent des sondages, des rapports, des discours et d'autres documents de l'entreprise. Les types de communication marketing comprennent les bulletins d'information sur les projets, les témoignages, les présentations et autres supports promotionnels. Les mécanismes typiques utilisés pour transmettre un message comprennent des affiches, des brochures et des sites Web. Le plan de communication comprend généralement un calendrier pour indiquer quand les supports de communication seront disponibles. De plus, le plan définit une méthode pour mesurer le bon fonctionnement de la communication.
Objectif
Un plan de communication agit comme une mesure proactive pour s'assurer que chacun dispose des bonnes informations en temps opportun. Le plan décrit qui produit chaque type de communication et à quelle fréquence il est mis à jour ou distribué. La hiérarchisation des besoins de communication aide l'organisation à identifier le temps qu'il faut allouer à ces tâches dans la planification organisationnelle globale.
Public
Le plan de communication précise les types de messages et qui doit les recevoir. Une identification claire du public et de ses besoins facilite la rédaction de la communication. Par exemple, les bulletins destinés aux membres du personnel devraient contenir des détails sur les événements à venir, reconnaître les performances exceptionnelles et solliciter des commentaires sur les énoncés de mission et d'autres points de discussion de l'organisation.
Livraison
Les présentations multimédias, les événements de formation enregistrés, les podcasts et les outils technologiques des médias sociaux tels que les wikis, les blogs et les forums garantissent que les participants obtiennent toutes les informations dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin. Pour les situations urgentes, l'envoi d'informations par voix, SMS et e-mail alerte rapidement tout le monde, garantit que les meilleures décisions peuvent être prises et que toutes les personnes sont informées et impliquées.
Historique des révisions
L'ajout d'un historique des révisions à un plan de communication garantit que les changements apportés à la stratégie de communication sont documentés. L'évaluation des outils et des techniques utilisés pour communiquer permet à l'organisation d'établir les meilleures pratiques et de réutiliser les stratégies réussies lors du prochain effort, ce qui permet d'économiser du temps et de l'argent.
